Vertragsmanagement

Bei PPP resultiert ein besonderer Kooperationsbedarf daraus, dass die von dem privaten Partner zu erbringenden Leistungen, Kosten und Pflichten sowie die zu tragenden Risiken nach Vertragsabschluss von unvorhersehbaren Umständen beeinflusst werden können. Da sich die vertraglich basierte Zusammenarbeit erst im Laufe des Kooperationsverhältnisses in aller Vollständigkeit entwickelt und auch die vertraglichen Regelungen immer wieder an den vorherrschenden Rahmenbedingungen überprüft und ggf. angepasst werden müssen, spricht man von relationalen Verträgen. Aus diesem Grund ist seitens der öffentlichen Hand ein hohes Maß an Kontaktmanagement-Qualifikationen wichtig. Ob Bund, Land oder Kommune – jede Gebietskörperschaft, die ein PPP-Projekt durchführen will, kann die von ihr gewünschten Mitwirkungs- und Überprüfungsmöglichkeiten in die Vertragswerke aufnehmen und Anreizmechanismen festlegen. Zudem können Untersuchungsrechte und Betretungsrechte des öffentlichen Partners sowie Unterrichtungspflichten des privaten Partners vertraglich festgelegt werden. Für die öffentliche Verwaltung empfiehlt sich, schon zu Beginn der Kooperation ein Vertragsmanagement-Team zu bilden, das kontinuierlich die beidseitige Einhaltung der vertraglichen Verpflichtungen, Termine, Qualitätsstandards und Risikosphäre sicherstellt (inklusive Leistungs- und Erfolgskontrolle).
Ein Vertragsmanagement-Verantwortlicher oder ein Vertragsmanagement-Team kann zudem mögliche Vertragsangleichungen steuern. Je nach Ausgestaltung der Kooperation können Vertragsänderungen Auswirkungen auf das Entgelt der vom Privaten erbrachten Tätigkeiten haben bzw. die Kostenverteilung innerhalb der Kooperation beeinflussen. Aus diesem Grund sollte der Vertrag klare Regelungen zur Risikoverteilung und Entgeltanpassung bei Leistungsänderungen enthalten, wie zum Beispiel durch die kostenmäßige Deckelung der Leistungsänderungen anhand von Marktpreisen. Im Vertrag können zudem Einheitspreise für notwendige Änderungsmaßnahmen in der Zukunft hinterlegt werden, zu denen die Kommune die Maßnahmen während der Vertragslaufzeit vom privaten Partner abrufen kann.